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事務管理業務

組合運営補助

管理組合様の日常業務から理事会・総会等の運営をサポート。管理費の滞納や様々な問題解決などマンションに関する様々なご提案を、専任の担当者と各分野の専門家がバックアップいたします。

サポート内容

基幹事務

管理組合の会計の収入および支出の調定

収支予算案・決算案
収支状況の報告

出納

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マンション（専有部分を除く）の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整

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基幹事務以外の管理事務

管理員業務

巡回
受付等の各種業務

清掃業務

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建物・設備管理業務

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管理員業務

理事会
総会
各種点検・検査に基づく助言など

会計・出納

マンション適正化法に基づいた会計システムにより、管理費や修繕積立金等の出納から費用の支払いまでを安全・確実・迅速に行い、複雑な会計予算管理・決算収支報告まで透明度の高い会計業務を提供します。

会計システムイメージ（施行規則第87条第2項第1号イ方式の場合）

適切な口座の振り分けと会計フローにより収支状況を明確にし、会計処理のミスを防ぎます。

収納・会計業務

●区分所有者様等からの集金代行
●管理費用の支払い代行
●未納金の管理・対策

予算案・決算書作成業務

●事業計画案・予算案書の作成・提出
●事業報告書・収支決算書の作成・提出

管理費等保証制度のしくみ: ビルシステムでは一般社団法人マンション管理業協会保証機構の管理費等保証制度へ加入し、管理費等の収納保管業務処理基準を遵守しています。
※財産毀損事故は本制度により保全されます。

未収金対策

管理組合様の会計状況を監視・報告し、督促状送付から法的措置まで、未収状況に応じた対策方法をご提案いたします。

未収期間		1ヶ月	2ヶ月	3ヶ月	4ヶ月	5ヶ月	6ヶ月
督促業務	請求書送付	○	○	○	○	○	○
	電話督促	○	○	○	○	○	○
	訪問督促				○	○	○
	配達証明付内容証明郵便送付						○
報告・提案業務	理事会報告			○	○	○	○
報告・提案業務	法的手段・督促継続の提案						○

滞納期間1～3ヶ月

主に電話及び文章による督促

滞納後1ヶ月目

滞納期間4～6ヶ月

主に訪問督促から法的手段

内容証明郵便による催告書の送付

清掃・設備点検

清掃管理業務

イメージ：清掃管理業務

清掃管理業務は主に共用部の掃き清掃、拭き清掃を行い、それぞれの持つ特性に従い美観・衛生を維持する業務です。
ビルシステムの清掃業務は、単純な清掃作業の繰り返しと捉えるのではなく、徹底した教育・指導を行い、巡回指導員を配し、品質管理の向上に努めるなど専門性を高め管理を徹底することに努めています。

●管理員業務（フロント業務・日常清掃業務）、清掃員業務（日常清掃業務）
●定期清掃業務・特別清掃業務

設備管理業務

イメージ：設備管理業務

設備管理業務は建物内にある数多くの設備機器を定期的に管理いたします。
様々な設備における故障・事故を未然に防ぐために「通常点検」及び「法定点検」を年間契約に基づいて実施いたします。
実施後は報告書の作成や関係官公庁などへの手続きも行います。万一、不具合や異常がある場合は、改修工事の御見積書を作成し、早期改善のために具体的なご提案をいたします。

●貯水槽清掃業務　●消防設備点検業務　●給水設備点検業務
●24時間緊急対応システム

教育・研修、管理体制

ビルシステムの清掃・設備スタッフは、多くが自社雇用のため一貫した教育・研修体制が可能です。そのため品質の一定化と水平展開による情報やノウハウの共有により同じような事故や問題が発生しないように努めています。そのような日々の取り組みが高品質なサービスの屋台骨となっています。

管理体制

（1）事故・問題など事案の共有
（2）代行員の配置
（3）報告・共有の徹底によりお客さまによりよい提案が可能

建物リニューアル

いくら頑丈にみえる鉄筋コンクリート造の建物でも10年、20年と時が経つにつれて、外壁や設備など至るところが傷んできます。
建物の劣化をそのままにしておくと、見た目を損なうばかりか建物の寿命自体も短くしてしまいます。建物各部のメンテナンスを早めに行うことがマンションの資産価値維持につながります。
皆様の大切な財産をお守りするため、ビルシステムでは豊富なリニューアルメニューでサポートします。

鉄筋コンクリート造の建物のリニューアル箇所